Hướng dẫn chi tiết thủ tục giấy tờ cần làm sau khi sinh con tại Nhật Bản (Update 2025)

Sinh con không chỉ là niềm hạnh phúc lớn, bao niềm mong ước gửi gắm, sau bao đợi chờ, hồi hộp, lo lắng, vui mừng. Mà khi sinh con tại Nhật thì chúng ta, những ông bố bà mẹ còn phải lo nhiều thủ tục giấy tờ cần thiết để bé được công nhận hợp pháp và hưởng đầy đủ quyền lợi. Bài viết này sẽ giúp bố mẹ nắm rõ toàn bộ thủ tục cần làm sau khi sinh con tại Nhật, theo trình tự thời gian. Bài này chỉ nói tới nội dung về thủ tục giấy tờ cần làm sau khi sinh con tại Nhật với bố mẹ đều là người Việt nhé.

Sau khi sinh tại bệnh viện, ngoài các giấy tờ liên quan tới bệnh viện, em bé, sổ mẹ bé (y bác sỹ ghi thông tin con sau sinh), họ sẽ cấp cho bạn 2 tờ đơn:

+ 出生届 – Shussei Todoke -> để nộp lên shi (市役所/区役所)

+ 出生証明書 – Shussei shoumeisho -> để nộp lên Đại sứ quán

Các bước tiếp theo cần làm thủ tục giấy tờ như sau:

1. Khai sinh cho bé

– Nơi khai: Nơi thành phố, quận sinh sống, mình cứ gọi tắt là Shi (市役所/区役所).

– Thời hạn: Trong vòng 14 ngày kể từ ngày sinh.

– Hồ sơ cần chuẩn bị:

+ Giấy chứng sinh (出生届 – Shussei Todoke) do bệnh viện cấp.

+ Thẻ cư trú (在留カード – Zairyu Card) của bố mẹ.

+ Hộ chiếu của bố mẹ.

+ Con dấu (inkan) hoặc chữ ký.

– Sau khi đăng ký xong, bé sẽ được thêm vào hộ khẩu gia đình (住民票 – Jyuminhyou).

Quan trọng: 
Bạn cần xin thêm giấy 出生届受理証明書 – Shussei Todoke Juri Shoumeisho tại Shi. Giấy này cần thiết để nộp tại Nyukan, xin thẻ gai cho bé. Đại sứ quán cũng có thể yêu cầu giấy này, tốt nhất bạn nên photo ra để dùng (Năm 2023 thì mình lên ĐSQ họ không yêu cầu).

Chi tiết thủ tục giấy tờ cần làm sau khi sinh con tại Nhật Bản

2. Xin trợ cấp nuôi con, trợ cấp y tế

a. Trợ cấp nuôi con (児童手当 – Jidou Teate)

– Nơi nộp: Tại 市役所/区役所 (bộ phận phúc lợi trẻ em). Bạn nên đăng ký luôn khi tới khai sinh cho bé tại Shi

– Mức trợ cấp (tính đến 2025): Bé 0–3 tuổi: 15.000 yên/tháng. Trợ cấp sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của bố/mẹ.

b. Trợ cấp y tế (子育て支援医療費助成制度 – Kosodate ShienỈyouhi Joseiseido)

– Khi đi khám bệnh thông thường, tiêm phòng định kỳ sẽ không mất chi phí khi mang theo giấy này.

– Nếu không mang giấy hoặc không may làm mất thì cần trả phí trước cho bệnh viện, giữ lại hóa đơn. Lên Shi xin lại giấy này và làm đơn xin hoàn trả lại tiền.

– Nhiều nơi miễn phí 100% chi phí khám chữa bệnh cho trẻ đến hết cấp 3.

3. Đăng ký quốc tịch và hộ chiếu cho bé tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam

– Bố mẹ là người Việt, con sinh ra tại Nhật sẽ mang quốc tịch Việt Nam. Thủ tục gồm 2 bước:

a. Đăng ký khai sinh và quốc tịch 

– Thời hạn: Càng sớm càng tốt (không bắt buộc 14 ngày như phía Nhật).

– Giấy tờ cần:

+ 出生証明書 – Shussei shoumeisho do bệnh viện cấp.

+ Hộ chiếu + thẻ cư trú của bố mẹ.

+ Giấy jyuminhyou của gia đình (trừ em bé)

+ Tờ khai theo mẫu của Đại sứ quán. Bạn khai trên trang online của ĐSQ (tải tại đây). Sau khi khai xong sẽ có email gửi về, bạn nên in trước để khi tới ĐSQ làm cho nhanh. Tại ĐSQ Tokyo cũng có máy in nhưng nếu đông người sẽ phải chờ lâu.

+ Giấy đăng ký kết hôn (nếu có).

+ Bạn có thể đăng ký số lượng giấy khai sinh bản chính, bản sao.

b. Làm hộ chiếu Việt Nam cho bé

– Bố mẹ có thể làm hộ chiếu riêng cho bé. Hộ chiếu này cần thiết để về Việt Nam hoặc làm các thủ tục liên quan đến quốc tịch.

– Giấy tờ cần:

+ Ảnh 4×6. Trắng hoặc sáng màu. Ảnh chụp trong vòng 6 tháng gần nhất. Thường chỉ cần 1 ảnh để dán vào đơn, bố mẹ cứ chuẩn bị 2 ảnh cho yên tâm đề phòng trường hợp cần thêm. Với bé sơ sinh, có thể đặt bé nằm trên ga trắng và chụp từ trên xuống.

+ Tờ khai theo mẫu của Đại sứ quán (tải tại đây). Nên in trước khi tới nộp hồ sơ.

– Sau khi đăng ký bé sẽ có giấy khai sinh, hộ chiếu. ĐSQ nhận hồ sơ buổi sáng, trả buổi chiều nếu bạn cần lấy luôn. Hoặc có thể hẹn trả theo bưu điện về nhà. Tuy nhiên để cho cẩn thận, tránh sai sót thì buổi chiều nhận có thể thông báo nhân viên lãnh sự nếu có thông tin sai sót.

– Lệ phí: Mình thấy có sự khác nhau theo thời điểm, vào năm 2023 thì mình làm thủ tục hết khoảng 1,2 man yên.

4. Đăng ký thẻ Gai tại Nyukan

– Khi bé sinh ra ở Nhật, bé chưa có 在留カード (thẻ cư trú) ngay. Bố mẹ cần làm thủ tục tại Nyukan (入国管理局 – Cục quản lý xuất nhập cảnh) để xin tư cách lưu trú (在留資格認定).

– Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày sinh.

– Hồ sơ gồm có:

+ Mẫu: 「在留資格取得許可申請書」 tải tại website Nyukan (https://www.moj.go.jp/isa/content/930004120.pdf) hoặc lấy trực tiếp tại quầy hướng dẫn. Bạn nên tải về và điền thông tin trước, khi làm thủ tục sẽ nhanh chóng.

+ 出生届受理証明書 (Shussei Todoke Juri Shoumeisho) do Shi cấp (mình đã nêu rõ phía trên).

+ Giấy 住民票 Juuminhyou cả gia đình.

+ Hộ chiếu và thẻ cư trú của bố và mẹ (bản gốc + bản copy).

+ Giấy đăng ký kết hôn Việt Nam kèm dịch công chứng.

– Lệ phí: 4,000 yên (trả khi nhận kết quả, nộp bằng 収入印紙 – tem lệ phí).

5. Đăng ký bảo hiểm y tế cho bé

– Sau khi bé có tên tronh Jyuminhyou (住民票), bố mẹ cần đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険) hoặc bảo hiểm theo công ty nơi bố/mẹ làm việc. Chỉ cần thông báo cho bộ phận tiếp nhận ở công ty, họ đăng ký sau 1,2 tuần bạn sẽ nhận thẻ bảo hiểm của bé. Thẻ này giúp bé được hưởng các chi phí y tế, đồng thời có thể đăng ký các gói hỗ trợ y tế miễn phí của địa phương. Tuy nhiên hiện nay Chính phủ Nhật khuyên đăng ký My number để dùng thay thẻ bảo hiểm. Bạn có thể đăng ký My number cho bé tại Shi nơi sinh sống.

6. Thông báo cho công ty & xin nghỉ chế độ (nếu có)

– Bố/mẹ đi làm công ty cần nộp giấy khai sinh để được: Nghỉ thai sản, nghỉ chăm con.

– Nhận trợ cấp nghỉ chăm con (育児休業給付金 – Ikuji Kyuugyou Kyuufukin).

Lưu ý khác:

– Sau khi khai sinh ở Đại sứ quán. Bé đã có Giấy khai sinh nhưng sẽ không có mã định danh cá nhân (do sinh ở nước ngoài). Bé cần nhập khẩu Việt Nam, bố mẹ có thể nhờ người thân (gửi bản sao, scan giấy khai sinh) lên Xã phường khai thông tin nhập khẩu cho bé sớm. Vì theo luật pháp Việt Nam, nếu nhập khẩu muộn sau 6 tháng từ khi sinh, sẽ bị phạt từ 500.000đ – 1.000.000đ.

Nguồn: Sharelifeinjapan.com